Üretimde birçok süreç mevcuttur ve teknik olarak operatörlerden süreçleri kontrol etmeleri ve sorunsuz bir şekilde üretimi gerçekleştirmeleri beklenir. Ancak her zaman sonuçlar istenildiği gibi çıkmaz. Bunun temel sebepleri arasında operatörlerin tam olarak ne yapacaklarının net olarak tanımlanmamış olması ya da tanımlanmış olsa dahi operatörün tanımlanan iş adımlarını yapacak yetkinlikte olmaması gösterilebilir. Üretimde operatörün görev tanımı gerçekte iki cümledir. Talimatıma bakarım, işimi yaparım. Eğer talimat yoksa bildiğimi yaparım. Eğer her operatör bildiğini yapar ise, bunun sonucu olarak her defasında farklı sonuçlar elde edilir ve standart yakalanamaz. Bir süreçte olması gereken asgari talimat adeti üçtür. Kullanıcı bakım, standart iş ve proses kontrol talimatları. Kullanıcı bakım talimatı: Bir sürecin her zaman kararlı bir çıktı vermesi için öncelikle ekipman proses güvenirliğinin olması gerekir. Bu durumu sağlama için planlı bakım faaliyetleri ile birlikte operatörlerinde günlük kullanıcı bakım faaliyetlerini yerine getirmesi de beklenir. Toplam verimli bakım sürecindeki en temel unsurlardan biri olan bu süreçte, operatörlerin verilen talimatlar doğrultusunda temel yağlama, sıkma ve temizleme süreçlerini yapmaları beklenir. Temizlik aslında bir kontrol sürecidir. Operatörler beş duyu organlarını kullanarak makineyi temizlerler ve kontrol ederler. Gözleri ile bakarlar akan, sızdıran bir yer var mı diye, elleri ile dokunurlar ısınan bir yer var mı diye, burunları ile koklarlar sıra dışı bir koku var mi diye, kulakları ile dinlerler anormal bir ses var mı şeklinde. Bu adım, makine üzerinde oluşabilecek olası arızaları, büyümden önceden fark edebileceği gibi ekipmanın sağlıklı olarak çalışabilmesi için de kullanıcı bakım süreci oldukça önemlidir. – Standart iş talimatı: Değişkenliği en aza indirgeyip, sürekli aynı sonucu elde edebilmek için bir işin her defasında aynı yöntem, aynı sıra ile yapılması gereklidir. Standart iş talimatları bu işlevi yerine getirmek için kullanılırlar. Operatörün yapması beklenen işler, adımlara bölünerek, sıralanır. Her bir iş adımının sırası, nasıl yapılacağı, kadar süreceği ve beklenen sonuç (kalite anlamında) tanımlanır ve operatörden bu standarda göre işlerini yürütmesi beklenir. Teknik olarak standart iş talimatı dört temel ögeyi içermesi gerekir. işin tanımı, sıralama, süre ve beklenen kalite çıktısı. – Proses kontrol talimatı: Yalın üretim sistemi içinde yer alan toplam kalite kontrol yaklaşımında en önemli unsurlardan biri yerinde kontrol sürecidir. Yani, operatörlerin yaptıkları her bir iş adımını, yine kendilerinin yerinde kontrol etmeleri beklenir. Bu işlemi gerçekleşebilmesi için kullanmaları gereken talimat ise proses kontrol talimatlarıdır. Üretim ve kalite mühendisleri, süreç içindeki kritik kontrol parametrelerini (Critical To Quality: CTQ) belirleyip, hangi kriterin nasıl kontrol edileceğini tanımlamaları gereklidir. – Akademi: Yalın ve Çevik üretim için gerekli olan önemli unsurlardan biri yetkin ve bilgili insan gücüdür. Operatörlerin sadece standart işleri yapmaları içinde değil, aynı zamanda süreçler, ürünler ve problem çözme yetkinliklerini de geliştirmek için eğitimler verilmelidir. Bu eğitimlere ilave olarak kişisel gelişim başlığı altında dış eğitimlerinde verilmesi ile operatörlerin yetkinliklerinin artırılması oldukça elzemdir. Akademi ile verilen eğitimler operatörlerin beceri ve yetkinliklerini geliştirmede yardımcı olacağı gibi, bir operatörün farklı süreçlerde görev yapabilmesine de (rotasyon) olanak sağlar. Bu sonucun iki farklı yararı vardır. Hem operatörler farklı işleri yapabilecek duruma gelerek üretimin esnekliğini artırır hem de sürekli aynı işi yapmak yerine farklı işleri yapmaları sağlanarak iş zenginliği, motivasyon ve işe bağlılık gibi konulara pozitif katkı sağlanmış olur. Akademi, aynı zamanda beyaz yaka personelin eğitimlerini planlamak içinde kullanılır. Özellikle yönetsel becerileri geliştirmek için gerekli olan iç, dış eğitimlerin yine akademi bünyesinde planlanarak verilmesi süreçlerin gelişimine olumlu katkı sağlamaktadır. – Yetkinlik matrisi: Operatörlerin aldıkları eğitimler sonucunda geliştirdikleri becerileri ve hangi alanlarda etkin olarak çalışabilecekleri ise yetkinlik matrisinde gösterilerek hem operatörlerin diğer operatörlerden ne farkları olduğu takip edilebilir hem de performans yönetim sistemine bir girdi sağlayarak çok yetkin operatör ile az yetkin operatörlerin ayrımı rahatlıkla yapılabilir. Ancak bu talimatları hazırlayıp, makine başına asmak hiç bir zaman tek başına yeterli olmaz. Eğer operatörden talimatlar (kullanıcı bakım, standart iş, proses kontrol) bir şeyler yapması isteniyorsa, istenilen her şey için bir eğitim verilmelidir. Nereyi kontrol edecek, nasıl kontrol edecek, hangi iş adımını – hangi sıraya göre gerçekleştirecek, kontrol sonuçlarını ne ile mukayese edecek, vb., gibi. işte bu eğitimlerin verileceği yer akademi, eğitimlerin adı ise tek nokta dersidir. Akademi, talimatda belirtilen her bir adım için tek nokta derslerinin verilmesinin planlandığı, operatör yeteneklerinin yetkinlik matrisine işlendiği yerdir. Üretim, kalite ve bakım mühendisleri de bu eğitimleri vermekten sorumlu kişilerdir. Ortalama bir talimat on adımdan oluşsa, toplam üç farklı talimat için otuz iş adımı ve otuz adet tek nokta dersi demektir. Yüzlerce sürecin olduğu üretim ortamında bu konunun önemini kavramak zor olmasa gerek ! Yalın dönüşüm sürecinin uzun ve meşakkatli sürmesinin ana unsurlarından biri bu süreçlerin oldukça zaman almasıdır. Bu duruma göre beyaz yakanın görev tanımı talimatları hazırlamak ve operatörleri eğitmek, mavi yakanın ise talimatları uygulamak olarak tanımlayabiliriz. Şimdi kendi süreçlerimize bir bakalım. Üretimde çalışan beyaz yakamız bu işlere ne denli vakit ayırıyor ya da insan kaynaklarımız ne derece operatör eğitimlerini önceliğimize alıyoruz.
