Sistem: Alan Bilgisi ve Tasarım Yeteneği

İnsanlar (öğrenciler ve üretim endüstrisinde çalışanlar) Toyota fabrikasını gezmeye ne için giderler sizce? Ne üretildiğini görmek için mi acaba? Sanmıyorum… Benzeri ürün ya da makine birçok yerde zaten mevcut ve aynılarınını başka yelerde de görebilirler. Ancak, insanların başka yerde çok az görebileceği ana unsur Toyota Üretim Sistemi’dir. İnsanlar, buralara üretimin nasıl gerçekleştirldiğini, malzeme ve bilgi akışını nasıl olduğunu görmeye giderler. Atölye ile fabrika arasıdaki fark da tam olarak budur aslında: Atölyeler; ‘ne üretiliyor?’ sorusuna cevap verebilirken, fabrika da ise ‘nasıl üretiliyor?’ sorusuna cevap bulabilirsiniz. Devasa Atölyelerde makinalar, robotlar ve ekipmanlar; fabrikalarda ise bunların yanında standartlar ve süreçler mevcuttur. Fabrikalarda, bu standartlar ve süreçler, yani ‘sistem’, öylesine iyi tanımlamıştır ki siparişten tedarike, üretimden sevkiyata kadar her alanda bilgi ve malzeme akışı kesintiye uğramadan sürekli devam eder. Tüm iş süreçleri; akışa uygun, tekrar edilebilirlik ve problemleri ortaya çıkarmak üzere kurgulanan bir sistem üzerinde akar.

Sistem kelimesinin buradaki derinliği, Toyota Üretim Sistemi’nin bileşenli yapısını ve etkileşimli doğasını ifade eder. Toyota Üretim Sistemi, birbiriyle bağlantılı birçok bileşenin bir araya gelerek bir bütün oluşturduğu, topyekün etkisiyle ivmelenebilen bir yapıdır. Bu yapı, adeta bir ulaşım sistemi veya bisiklet sistemi gibi düşünülebilir. Nasıl ki; bir bisiklet üzerinde sizi, bir yerden başka bir yere götüren tekerlek, zincir, pedal, kadro, direksiyon ve fren gibi alt bileşenlerin oluşturduğu toplam etki ise, Toyota Üretim Sisteminde de sizi mükemmelliğe götüren JIT, Jidoka, Heijunka ve Kaizen gibi bileşenlerin oluşturduğu toplam etkidir. Sistemden istenen etkiyi alabilmek bu bileşenlerin uyum içinde çalışabilesine bağımlıdır. JIT, malzeme ve bilgi akışını zamanında ve minimum stokla yönetmeyi hedeflerken, Jidoka sorunların hemen tespit edilmesi ve çözülmesini amaçlar. Heijunka, üretim süreçlerini düzgünleştirmeyi, Kaizen ise sürekli iyileştirmeyi temsil eder. Her bir bileşen, sistemin başarısını etkileyen bir dişli gibi işlev görür ve bir arızalanma veya uyumsuzluk durumunda tüm sistem etkilenebilir. Toyota Üretim Sistemi’nin başarısı, bu bileşenlerin birbirleriyle entegre bir şekilde çalışabilmesine bağlıdır.

Sistemleri kurmak ve kurulan sistemin işleyişini sağlamak için “alan bilgisi (Domain Knowledge)” ve “tasarım yeteneği (Design Thinking)” iki kritik unsur olarak öne çıkar. Alan bilgisi problemi doğru tanımlayabilmek (define); tasarım yeteneği ise anlaşılabilir ve kullanılabilir süreçler oluşturmak (solution) için gereklidir.

Unutmayın, doğru tanımlanmamış bir probleme mükemmel çözüm bulmak ile doğru tanımlanmış bir probleme çözüm bulamadan devam etmek arasından oldukça ince bir çizgi vardır.

Design Thinking and Integration

Kontrol edilemeyen teknolojik gelişim birçok şeyi değiştiriyor. Her ne kadar metotlar ve süreçler değişikliğe uğrasa da iş dünyasının temel prensipleri hala aynı şekilde yerinde duruyor: Hız, kalite ve maliyet…

Teknolojinin en net etkisini ‘ürün’ tarafında görüyoruz. SCP (Akıllı ve Bağlantılı Ürün) konsepti, ürün ağacı yapısını temelinden değiştiriyor. Ürün içinde hem fiziksel hem de sanal bileşenlerin olması (data artık bir BoM bileşeni) ürünü daha kompleks bir yapıya büründürerek, ürün kavramının bir sisteme dönüşmesine sebep oluyor: PaaS (Product as a Service).

Bu sonuç bize iki ana temaya odaklanmamız gerektiğini işaret ediyor?

  1. Design Thinking: Ürünlerin teknolojik açıdan kompleks hale gelmesi her ne kadar birçok fonksiyonun bir arada sunulmasına imkân sağlasa da kullanıcıların ürünle olan etkileşimlerinde (user experience) sorunlara yol açabilmektedir. Anlaşılabilir ve kullanılabilir ürünleri kullanıcı gözünden bakarak (empati) tasarlamak, tasarım süreçlerinde mühendislik mantığı yerine insan odaklı tasarım (HCD: Human Centric Design, Don Norman) ilkelerine odaklanmak bu aşamada oldukça önemli unsurlaredır.
  • Integration: Artık ürün yerine servis satılması, üreticilerin PLM süreci boyunca sistemle ilişkilerinin/etkileşimlerinin devam etmesini zorunlu kılıyor. Bunun için, tüm iş süreçlerinin, yani SCOR fazlarının (Plan – Design – Source – Make – Deliver – Return) birbirleri ile entegre olması gerekir. Dijital Dönüşümün ana teması olan CPS ile dikey entegrasyonu sağlayıp, tedarikçi ve müşterilerin de yatay entegrasyon üzerinden sürece entegre edilmesi bu amaca hizmet edecektir.

Design Thinking, müşteri ihtiyacını tam anlamanızı ve doğru probleme çözüm üretmenizi; Integration ise hem ‘ürün ağacında olan verinin hem de ‘fiziksel malzeme akışını tetikleyen bilginin’ doğru ve hızlı akmasını temin eder. Bu sayede daha çevik ve rekabetçi olabilirsiniz. Bunun üzerine bir düşünün derim.

DESIGN THINKING

Yenilikçi fikirler (Innovation) doğaları gereği daha önce tanımlanmamış alanlardan gelir. Eureka gibi bir anda ortaya çıkmaz, aksine yapılandırılmış ve tekrarlanabilir bir sürecin sonucudur. Tasarım Odaklı Düşünme, problemlere yaratıcı ve insan odaklı bir şekilde yaklaşmayı teşvik eden bir metodolojidir. İhtiyacın anlaşılması, problemin tanımlanması, çözümlerin tasarlanması, prototip oluşturma ve test etme aşamalarını içerir. Bu süreç, kullanıcıların ihtiyaçlarını ve deneyimlerini merkeze alarak ürün veya çözümler geliştirmenin önemini vurgular.

Tasarım Odaklı Düşünme sürecinin temelinde kullanıcıları ve onların gerçek ihtiyaçlarını anlama kurgusu vardır. Empati kurma; kullanıcıların duygusal ve pratik gereksinimlerini anlama yeteneğini artırır, tasarımın kullanıcılar için gerçekten anlamlı ve değerli olmasını sağlar. Bu aşamada ihtiyacın altında yatan gerçek nedenin anlaşılması olukça önem arz eder. Henry Ford’un örneği, bu bağlamda oldukça açıklayıcıdır. Ford, müşterilere sadece taleplerini sormak yerine, daha geniş bir perspektife odaklanarak kullanıcıların gerçek ihtiyaçlarını anlamıştır (Eğer müşterilere sorsaydım, daha hızlı bir at isterlerdi. Ford). İhtiyacı bir nesne olarak değil, bir eylem olarak tanımlayarak (daha hızlı ulaşım), otomobili geliştirmiş ve taleplerin ötesine geçerek kullanıcıların gerçek ihtiyaçlarını daha iyi karşılamıştır. Bu örnek, Tasarım Odaklı Düşünme sürecinde ihtiyaçların anlaşılmasının, kullanıcılara doğrudan sorular sormakla sınırlı olmaması gerektiğini vurgular. Bu süreç, kullanıcıların ifade ettikleri taleplerin ötesine geçerek, ihtiyaçların altında yatan motivasyonları ve gerçek nedenleri anlamayı hedefler. Empati, gözlem ve mülakat gibi araçlar kullanılarak, tasarım ekibi kullanıcıların dünyasına daha derinlemesine nüfuz eder.

Empati aşamasında toplanan bilgiler, sorunların ve fırsatların tanımlandığı problemin tanımlanması aşamasında kullanılır. İyi tanımlamış bir problem yarı yarıya çözülmüş demektir (C. Kettering). Burada, tasarlanacak şeyin sınırları belirlenir, problemin tanımı yapılır ve tasarım ekibi hangi sorunları çözmeye odaklanacağını belirler.

Tanımlama aşamasının ardından, tasarım ekibi yaratıcı fikirler üretmeye başlar. Problem analizinden yola çıkarak, yeni ve etkili çözümler geliştirmek için farklı bakış açılarına ve düşünme tarzlarına açık olmayı teşvik eder. Bu aşamada, her türlü fikir, olasılık ve yaklaşım açıktır. Grup içi beyin fırtınası oturumları ve diğer yaratıcı teknikler kullanarak çeşitli çözüm seçenekleri oluşturulur. Bu, İnovasyonun anahtarıdır. Prototip oluşturma ve test etme aşamaları, tasarımın pratik uygulanabilirliğini değerlendirmeyi sağlar. Bu aşamalar, fikirlerin somutlaştırılması ve kullanıcı geri bildirimine dayalı olarak iyileştirilmesi için önemlidir. Tasarım Odaklı Düşünme süreci döngüsel bir yapıdadır. Yani, test aşamasından elde edilen geri bildirimler, tasarımın yeniden gözden geçirilmesine ve iyileştirilmesine yol açar. Bu döngü, son ürünün kullanıcıların ihtiyaçlarını ve beklentilerini karşılayacak şekilde oluşturulmasını sağlar.

Tasarım Odaklı Düşünme, yenilikçi çözümler bulmayı, kullanıcı memnuniyetini artırmayı ve karmaşık sorunlara yaratıcı bir şekilde yaklaşmayı teşvik eder, sorunları farklı bir bakış açısıyla ele almayı ve yeni fikirlerin geliştirilmesini teşvik ederek organizasyonlara rekabet avantajı sağlar. Bu metodoloji, sadece tasarım alanında değil, aynı zamanda iş dünyasının birçok alanında uygulanabilir.

Yalın, Çevik ve Tasarım Odaklı Düşünme, ürün geliştirme, proje yönetimi ve problem çözme dahil olmak üzere çeşitli alanlarda kullanılan üç farklı ancak iç içe geçmiş metodolojidir. Bu yaklaşımlar bütünleştirildiğinde karmaşık zorlukların üstesinden gelmek ve yeniliği teşvik etmek için bütünsel ve kapsamlı bir çerçeve oluşturur. Yalın, iyileştirilecek alanları belirler; Çevik, uygulama için esnek bir çerçeve sağlar ve Tasarım Odaklı Düşünme, nihai ürünün gerçekten kullanıcı odaklı olmasını sağlar. Yalın, Çevik ve Tasarım Odaklı Düşüncenin sinerjisi daha verimli, yenilikçi ve müşteri odaklı sonuçlara yol açar. Bu bütünleşmiş yaklaşım, verimliliğin, uyarlanabilirliğin, yenilikçiliğin ve müşteri memnuniyetinin en üst düzeyde olduğu alanlarda ezber bozan bir yaklaşımdır. Kuruluşlar, Yalın, Çevik ve Tasarım Odaklı Düşünme unsurlarını birleştirerek günümüzün karmaşık zorluklarını benzeri görülmemiş düzeyde bir esneklik ve yaratıcılıkla karşılayabilir ve sonuçta daha iyi ürün ve çözümler ortaya çıkarabilir.

Integrating Principles: Lean, Agile, and Design Thinking

Lean, Agile, and Design Thinking are three distinct yet interwoven methodologies used in a variety of fields, including product development, project management, and problem-solving. These approaches, when integrated, create a holistic and comprehensive framework for addressing complex challenges and driving innovation.

  1. Lean: At its core, Lean is a methodology designed to eliminate waste and optimize efficiency in processes. Although it originated in manufacturing, its principles have been adapted for various industries. Key tenets include the removal of non-value-added activities, a commitment to continuous improvement, and a relentless focus on customer satisfaction. Lean’s primary objective is to streamline processes, reduce costs, and enhance value delivery.
  2. Agile: Agile complements Lean by introducing adaptability and collaboration into the mix. It offers an iterative and flexible approach to project management and product development. Agile methodologies like Scrum or Kanban break down projects into smaller increments (sprints or iterations) and prioritize customer feedback. This enables rapid responses to changes and the delivery of a minimum viable product (MVP) for testing and feedback.
  3. Design Thinking: Design Thinking adds a crucial human-centered perspective to the integrated approach. It places a strong emphasis on empathy, creativity, and understanding user needs. The methodology involves identifying problems, ideating solutions, prototyping, and testing. Design Thinking encourages innovation by fostering a deep understanding of users and their requirements, resulting in the creation of highly effective and user-friendly products or solutions.

When these three methodologies are integrated, they function seamlessly, each contributing its unique strengths to the whole. Lean identifies areas for improvement, Agile provides the framework for flexible execution, and Design Thinking ensures the final product is genuinely user-centric. The synergy of Lean, Agile, and Design Thinking leads to more efficient, innovative, and customer-focused outcomes.

This integrated approach is a game-changer in fields where efficiency, adaptability, innovation, and customer satisfaction are paramount. By combining elements of Lean, Agile, and Design Thinking, organizations can meet today’s complex challenges with an unprecedented level of resilience and creativity, ultimately resulting in better products and solutions.