Çeviklik: Hız ve Esneklik

Çevikliğin (ön görülemeyen değişime hızı tepki verme yeteneği) en öncelikli rekabet unsuru olduğu günümüz iş dünyasında ana tema hız ve esneklik. İşletmeler, rekabetçi olabilmek için pazarın beklentilerini herkesten daha önce algılayabilmeli, hızlı ürün geliştirebilmeli ve bunları yaparken de verimli/üretken olmak zorundalar. Yeni dönem, Lean ve Agile (Leagile) prensiplerin bir arada kullanılmasını gerektiriyor.

Çeviklik anlamında odaklanılacak birçok alan var ancak ben burada öncelikli olarak ele alınması gereken bazı konulardan bahsetmek istiyorum.

  • Information Flow: Bilgi akışının zamanında ve doğru olması özellikle ürün geliştirme süreçlerinin verimine (hızına) doğrudan etki eder. Bilginin aranması, beklenmesi, dönüştürülmesi, yeniden oluşturulması ya da yanlış bilgi üzerinden işlem yapılmasının engellenebilmesi için öncelikle PDM / ERP entegrasyonunu sağlanması gerekir.
  • DFMA: Tasarım süreçlerinde yapılan hatalar nedeni ile tedarik ve imalat süreçlerinde kayıplar meydana gelebilmektedir. Bu aşamada özellikle komponentlerin ortaklaştırılması, standart malzemelerin seçilmeye çalışılması, monolitik ve modüler tasarım konularına odaklanılması çevikliğe destek olacaktır. Zira, tasarım sürecinde yapılacak bu faaliyetler domino etkisi ile tedarik, üretim ve lojistik süreçlerinin hızlanmasına; bunun sonucunda da iyileştirilmiş nakit akışının tesis edilmesine etki edecektir.
  • Strategic Sourcing: Stratejik Tedarik İlişkileri Yönetimi çeviklik için bir diğer önemli unsurdur. Tedarikçiler ile iş birliği yapmak ve özellikle VMI / Pull Systems üzerine kurgu geliştirmek hem stok devir hızının iyileşmesine hem de toplam maliyete etki eden unsurlardır.

Çeviklik; hız ve esnekliğin kombinasyonudur. Ancak, prensiplerini devreye alabilmek her şeyden önce ‘Yetkin İş Gücü’ gerektirir. Bu anlamda işletmenizi daha çevik yapabilmek için bu konular başta olmak üzere farklı çeviklik konularını da kapsayacak bir eğitim/gelişim programı uygulayın derim. Zira, bilgi olmadan ihtiyaçlar tanımlanamaz. Bunun üzerine bir düşünün derim.

Proje Yönetiminde Çevik Yaklaşım

Çin Seddi ve Mısır Piramitleri, modern proje yönetimi metotları geliştirilmeden çok önce tamamlanan, insanlık tarihinin en etkileyici mühendislik başarılarına örnek gösterilebilecek eserlerdir. Her ikisinin de inşası oldukça büyük sayıda işçi ve kaynak kullanılarak uzun zamanlar sürmüştür.

MÖ 7. yüzyılda başlayan ve 2000 yılı aşkın süre devam eden Çin Seddi’nin inşası, geniş bir alanda on binlerce işçinin çabalarını koordine etmeyi ve bir dizi özel beceri/tekniği kullanmayı içeren büyük bir girişimdi. Tanımlanmış bir proje yönetim metodu mevcut olmasa da o dönemin proje yöneticileri, muhtemelen kompleks projeyi yönetmek için hiyerarşik komuta yapıları ve merkezi olmayan karar alma yöntemlerinin bir kombinasyonunu kullanmışlardı. Mısır Piramitlerinin inşası ise MÖ 2500 civarında başladı. Piramit projeleri, karmaşık lojistik problemleri ve koordinasyonun yanı sıra, sınırlı teknolojiye sahip devasa yapılar inşa etmenin zorluklarının üstesinden gelmek için yenilikçi mühendislik tekniklerinin kullanılmasını içeriyordu. O dönemin yöneticileri muhtemelen projeyi başarılı bir şekilde tamamlamak için proje planlama, risk yönetimi ve kalite kontrol gibi yöntemleri kullanmışlardı.

Modern proje yönetiminin temelleri, 20. yüzyılın başlarında endüstriyel üretim süreçlerinin iyileştirilmesi için geliştirilen “bilimsel yönetim (Scientific Management)” yaklaşımı ile atıldı. Bilimsel yönetim, üretim süreçlerinin standartlaştırılması ve verimliliğinin artırılması amacıyla geliştirilen bir yönetim yaklaşımıdır. Bu yaklaşımın öncüsü olarak kabul edilen Taylor, 20. yüzyılın başlarında sanayi devrimi sırasında endüstriyel üretim süreçlerinde yaşanan verimlilik sorunlarına çözüm aramış, işçilerin görevlerini standartlaştırmak ve en verimli yöntemleri kullanmak suretiyle üretim süreçlerini iyileştirmeyi hedeflemiştir. Hemen ardından Henry Gantt, Taylor’un yönetim yaklaşımını referans alarak, bir proje sürecindeki aktivitelerin ve bunların bitiş tarihlerinin görsel olarak takip edilmesine olanak sağlayan Gantt şemasını oluşturmuştur. Bu sayede, proje yöneticileri projenin durumunu daha iyi takip edebilir ve gerektiğinde müdahale edebilir duruma geldiler. Bu ilkeler daha sonraları İkinci Dünya Savaşı sırasında savunma sanayiinde özellikle askeri operasyonların planlanması, koordine edilmesinde kullanılmaya başlandı ve CPM/PERT gibi teknikler ortaya çıkarıldı. Bu dönemde ortaya sürülen proje adımlarının sürelerinin hesaplanması ve kritik yol gibi kavramlar daha sonra özel sektörde, özellikle inşaat ve mühendislik projelerinde kullanılmaya başlandı. 1970’lerde bugün sıklıkla kullanmakta olduğumuz ‘planlama, tasarım, geliştirme, test ve uygulama’ gibi fazları barındıran ve bir fazın tamamlanmasından sonra diğer fazların sırasıyla ilerlemesini öngören Waterfall metodu ortaya sürüldü. Teknolojinin gelişimi, ihtiyaçların daha da çeşitlenmesi ve kişiye özel ürün/hizmet anlayışının yaygınlaşması yeni proje yönetimi yaklaşımlarının doğmasını zaruri hale getirdi. 2001 yılında bir grup araştırmacının AGILE manifestoyu yayınlamasıyla çevik proje yönetimi konsepti hayatımıza girdi. Şimdilerde ise özellikler fiziksel ürünlerin geliştirilmesi sürecinde birçok tekniğin bileşkesi olan HYBRID modelleri kullanıyoruz.

Bu aşamada özellikle proje yönetim sürecinde yönetim anlayışının üzerinde durmak gerekiyor. Yani, bilimsel yönetim ve çevik yaklaşım arasındaki temel farklara bir göz atmak yerinde olacaktır.

Bilimsel Yönetim olarak da bilinen Taylorizm, 20. yüzyılın başlarında popüler hale gelen bir yönetim yaklaşımıdır. İşyerinde standardizasyonu, uzmanlaşmayı ve hiyerarşik kontrolün gerekliliğini vurgular. Her çalışanın oldukça kontrollü bir ortamda belirli bir işlevi yerine getirmesiyle işin küçük, tekrarlayan görevlere bölünerek standartlaştırılması gerektiğini belirtir. Amaç, her çalışanın çıktısını optimize ederek verimliliği ve üretkenliği en üst düzeye çıkarmaktır. Buna karşılık Çevik metodoloji, esnek ve iş birliğine dayalı bir yaklaşımı savunur. Yinelemeli gelişimi (iterasyon), sürekli geri bildirimi (continuous feedback) ve T-shape (cross-functional) ekiplerin önemini vurgular. Çevik yaklaşım, ekipleri sorunları çözmek ve değişen koşullara hızla uyum sağlamak için birlikte çalışmaya teşvik eder. Odak noktası, verimliliği veya üretkenliği en üst düzeye çıkarmak yerine, müşterinin ihtiyacını karşılayan yazılımlar oluşturarak onlara değer sunmaktır.

  • Taylorizm, çalışanların ürettiği çıktıyı optimize ederek verimliliği ve üretkenliği en üst düzeye çıkarmaya odaklanırken, Çevik metodoloji esneklik ve adaptasyon üzerinden müşteri gereksinimlerini karşılayacak değer sunmaya odaklanır.
  • Taylorizm, işin küçük, tekrarlayan görevlere bölünmesiyle standardizasyonun önemini vurgularken, Çevik metodoloji, yinelemeli gelişme (iterative development), sürekli geri bildirim ve değişen koşullara hızla uyum sağlama yeteneğine vurgu yapar.
  • Taylorizm, karar vermenin merkezileştirildiği hiyerarşik bir yönetim yapısına dayanırken, Çevik metodoloji, ekiplerin karar verme süreçlerinde yer almasını ve açık iletişimi teşvik eder.
  • Taylorizm, çalışanların belirli prosedürleri ve yönergeleri izlemesini, süreçlere ve araçlara sadık kalmasına önem verirken, Çevik metodoloji bireylere ve aralarındaki etkileşimin önemini ön plana koyarak iş birliğini teşvik eder.
  • Taylorizm, verimliliği optimize etmeye ve değişkenliği en aza indirmeye odaklanarak öngörülebilir sonuçlar üretmeye odaklanırken, Çevik metodoloji ekiplerin değişime ve hızlı adaptasyona daha fazla duyarlı olmalarına odaklanır.

Özetle, rekabetçi olmak için Çevik metotları uygulamaya, ancak bu metotlardan istenen faydayı elde edebilmek için ise farklı proje yönetim anlayışına ihtiyaç vardır. Bu konu üzerine bir düşünün derim.

Çevik Proje Yönetimi (Empirical Process Control)

Yazılımlar bizi kendi ağlarına doğru çekiyor. Hemen her yerde yazılım projelerindeki artış göze çarpıyor. Özellikle Kobiler tarafında dijitalleşme kapsamında ERP, MES ve PDM gibi yazılımlar süreçlere uyarlanmaya çalışılıyor. Ancak, birçok projede istenilen başarı seviyesi yakalanamıyor. Bu sonucun en temel nedenlerinin başında belki de bu tür yazılım uyarlama/geliştirme projelerinde geleneksel proje yönetim metotlarının (waterfall) kullanılıyor olması gelmektedir. Neden mi? Açıklayalım.

  • Geleneksel proje yönetimi yaklaşımları genellikle gereksinimlerdeki değişikliklere veya beklenmedik olaylara uyum sağlamayı zorlaştırabilecek katı planlar ve süreçlerle karakterize edilir. Planlama süreci, proje kapsamının net olduğu varsayımı düşüncesiyle başlangıçta yapılan öngörülere göre yapılır. Proje zaman çizelgeleri ve bütçeleri müşteri ihtiyaç ve beklentilerine göre önceliklendirilir. Ancak, birçok projede var olan belirsizlikler ve karmaşıklıkların hesaba katılmaması müşterinin ihtiyaçlarını karşılamayan veya öncelikleriyle uyumlu olmayan nihai bir ürün ortaya çıkarılmasına yol açabilir.
  • Geleneksel proje yönetimi yaklaşımları, paydaşlara proje ilerlemesi, riskler ve sorunlar hakkında yeterli görünürlük sağlamayabilir. Bu durum, paydaşların önemli sorunlar ortaya çıkmadan önce bilinçli kararlar vermelerini ve sorunları çözmelerini zorlaştırabilir.
  • Geleneksel proje yönetimi yaklaşımları ekip üyeleri ve paydaşlar arasındaki iş birliğine ve iletişime öncelik vermeyebilir. Bu durum, sessiz çalışmaya, iletişimsizliğe ve üretkenliğin azalmasına neden olabilir.
  • Geleneksel proje yönetimi sürekli geri bildirim ve öğrenmeye öncelik vermeyebilir. Bu durum iyileştirme ve yenilik için kaçırılmış fırsatlara yol açabilir.

Genel olarak, geleneksel proje yönetimi yaklaşımları günümüzün hızlı tempolu ve karmaşık iş ortamındaki projeler için pek uygun olmayabilir. İşbirliğini, müşteri odağını ve esnekliği sınırlayabilir, bu da proje başarısızlığı veya optimal olmayan (Market, Price, Technical) sonuçlar riskini artırabilir! 

Oysa, iş ortamındaki değişimin hızı hızla artıyor ve kuruluşların değişen piyasa koşullarına ve müşteri ihtiyaçlarına hızlı bir şekilde uyum sağlayabilmesi gerekiyor. Çevik metodolojiler, ekiplerin gereksinim ve önceliklerdeki değişikliklere hızlı bir şekilde yanıt vermesini sağlayarak kuruluşların rekabetçi kalmasını sağlar.

  • Müşteri Odaklılık: Çevik metodolojiler, nihai ürünün ihtiyaç ve beklentilerini karşılamak için geliştirme süreci boyunca müşteri iş birliğine ve katılımına öncelik verir. Müşteri odaklılık daha yüksek müşteri memnuniyetine ve daha iyi iş sonuçlarına yol açar.
  • Artan Verimlilik: Çevik metodolojiler, ekiplerin daha verimli çalışmasını ve müşterilere daha hızlı değer sunmasını sağlayan yinelemeli ve artımlı gelişimi (iterative and incremental) teşvik eder. Müşteriye her iterasyon (sprint) sonunda bir değerin (increment) gönderilmesi ve buradan gelen geri bildirime göre yeni iterasyon planının gereksinime göre yeniden ayarlanması (adaptasyon) hem müşteri memnuniyetine hem de kaynakların daha iyi kullanılmasına yol açar. Hatta bazı durumlarda, yeteri kadar iyi konseptinin yakalanması projenin beklentileri karşılayacak şekilde daha erken bitmesine bile neden olarak her iki taraf için hem zaman hem de maliyet avantajı sağlatabilir.
  • İyileştirilmiş Kalite: Çevik metodolojiler, daha güvenilir ve daha kaliteli ürünler üretilmesine etki eden sürekli test ve geri bildirimi vurgular.
  • Daha iyi Ekip İş birliği: Çevik metodolojiler ekip iş birliğini ve iletişimi teşvik ederek daha iyi ekip çalışmasına ve üretkenliğin artmasına yol açar. Bu işbirlikçi yaklaşım aynı zamanda bilgi paylaşımını ve yeniliği teşvik eder.
  • Artan Paydaş Katılımı: Çevik metodolojiler, paydaş katılımına ve iletişimine öncelik vererek ekip üyelerinin ve paydaşların proje ilerlemesi, sorunlar ve zorluklardan haberdar olmasını sağlar. Bu artan katılım, daha iyi karar verme ve daha başarılı projelere yol açar.

Çevik Proje Yönetimi, esnekliğe, iş birliğine ve hızlı yinelemeye öncelik veren bir dizi ürün geliştirme metodolojisi ve ilkesini ifade eder. Çevik yaklaşım, ekiplerin değişen gereksinimlere ve geri bildirimlere hızlı yanıt vermesine yardımcı olmak ve değeri zamanında ve verimli bir şekilde sunmak için tasarlanmıştır. Bir projeyi, tipik olarak bir ile dört hafta süren sprint adı verilen küçük, yinelemeli döngülere (iteration) ayırarak yönetmeyi içerir. Ekip, her sprint sonunda çalışan bir ürün (increment) sunmaya odaklanır ve paydaşlardan gelen geri bildirimlere dayanarak projeyi sürekli olarak yeniden değerlendirir ve ayarlar (Empirical Process Control: Iteration and Increment).

Waterfall, kapsamın net olduğu projeler için oldukça etkin bir yöntem iken Çevik yaklaşım, gereksinimlerin sürekli değiştiği veya belirsiz olduğu ve hız ve esnekliğin başarı için kritik olduğu projeler için en uygun yaklaşımdır. Günümüzde artık sadece yazılım projeleri değil üretim süreçlerindeki birçok projenin artık Agile metotlar üzerinden yürütülmesi gereken complicated ya da chaos domainde yer aldığını gözlemliyoruz. 

Proje Yönetim Metotları ve Yalın FELSEFE

İşletmeler varlıklarını devam ettirmek için özellikle inovasyon, yeni ürün geliştirme ve proje yönetimi gibi konularda rekabetçi stratejiler izlemek; bu stratejileri gerçekleştirebilmek için de yeni metotlar öğrenmek/kullanmak zorundalar. Endüstriyel gelişim ve bunun topluma yansıması bunu zorunlu kılıyor.

Literatürde bu kapsamda birçok farklı araç mevcut. Agile Project Management, Lean Start-up, Cooper’s Stage-gate gibi ürün ya da süreç geliştirme yaklaşımları bu anlamda en sık görülen proje yönetim yaklaşımlarının başında geliyor. 

  • Agile, ön görülemeyen belirsizliği yönetebilmek için proje bileşenlerini küçük döngüler şeklinde kurgulayarak adaptif proje yönetimi (Iteration and Incremental) ilkesini benimser. Her iterasyon sonunda müşteriye küçük bile olsa bir değer (increment) göndermeyi amaçlar ve her iterasyon sonunda planlama sürecini yeniden kurgular. Bunun için ‘transparency – inspection – adaptation’ ilkelerine vurgu yapar, sürekli iyileştirme konusuna odaklanır, iş birliği (collaboration), kendi kendini organize eden ekip (self-organized team) konusunun önemine değinir. 
  • Lean start-up; yeni bir iş, süreç ya da ürün geliştirme konularını ‘build – measure – learn’ döngüsü üzerinden gerçekleştirmeye odaklanır. Ürünü tüm fonksiyonalarıyla tek seferde tasarlamak yerine, Agile yöntemine benzer şekilde iteratif yaklaşımı benimser. Ürün, anlamlı en küçük parçasını yaparak (MVP: Minimum Viable Product), bilimsel deneyler/testler yapar – müşteri görüşleri alır, sonuçları değerlendirir, öğrenir (validated learning) ve adım adım nihai değere ulaşmaya çalışır. 
  • Cooper Stage-gate ise geleneksel, linear proje yönetimi yaklaşımıdır. Proje amacının net ve belirsizliğin çok az olduğu durumlarda sürecin fazlara bölünmesi ve bir fazın tamamlanmadan bir sonraki faz geçisin olmadığı bir çerçeveyi savunur. 

Tüm bu yaklaşımlar için geçerli olan ortak özellikleri Jeff Gothelf (2019, Singapur) şekil 1 sol taraftaki gibi sıralamış. Hepsi de çok doğru ancak maddelere dikkatlice bakılınca nereden türedikleri konusunda bir fikre sahip olabiliyorsunuz: The DNA of Toyota. Yalın Felsefe her anlamda yeni metotlara ilham kaynağı oluyor. Bu bağlamda Toyota’nın DNA’sının bileşenlerini anlamanın proje yönetimi süreçlerinde hangi metodu kullanırsanız kullanın çok önemli olduğunu düşünüyorum.

The DNA of Toyota

Toyota DNA’sı (Yalın Felsefe) iki ana başlık ve 5 alt başlıktan oluşuyor.

  • Sürekli İyileştirme:        : Challenge, Kaizen, Genchi- Gembutsu
  • İnsan                            : Respect, Teamwork

Challenge (Mücadele) 

Süreçler, ürünler ve hizmetlerde her zaman tam anlamıyla mükemmellik yoktur. Yapılan ürün ya da süreç kurgusu o an için belki en iyisidir ancak her zaman daha iyisini, daha basitini ya da daha kalitelisini yapabilmenin mutlaka bir başka yolu vardır. Ancak, bu yolları bulmak cesur ve girişimci bir şekilde karşılarına çıkan zorluluklara meydan okuyabilecek motivasyonu yüksek insan kaynağı üzerinden gerçekleşebilir. 

Yalın Felsefe, uzun dönem hedeflere ulaşabilmek için insanların yeteneklerini sürekli geliştirerek sorun çözme ve mücadele yetisi yüksek iş gücünün işletme içindeki varlığının önemine vurgu yapar. Çünkü, ilerlemenin ancak problemlere meydan okunarak, varlıkları kabul edilmeyerek gerçekleştirilebileceğini savunur. O nedenle Yalın organizasyonlar, sürekli olarak insanlara engelleri aşmanın yollarını öğretir ve onları daha fazlasını, daha iyi bir şekilde başarmaları için güçlendirerek değişime açık olup, mevcut durumu sürekli sorgulamalarını beklerler.

Kaizen (Sürekli İyileştime) 

Mükemmelliğin olmadığı yerde iyileştirme asla bitmez. Kaizen (Kai – ‘change’, Zen – ‘good’), çalışanlar tarafından başlatılan küçük ancak sürekli yapılan iyileştirme faaliyetleridir Tüm çalışanlar sürekli olarak iş süreçlerini/mevcut durumu iyileştirmenin yollarını aramalı ve takım performansını iyileştirmek için başkalarıyla birlikte çalışmalıdır. Kaizen eğitim ile başlar, uygulama/denemeler (try storming) ile devam eder ve ne öğrendik ile sonuçlanır (lesson learned). Bu döngü, çalışanları işlerinin sahipliğini almaya teşvik eder, problem çözme becerilerini geliştirir ve onların daha iyi bir fabrika vatandaşı olmasına katkı sağlar. Kaizen, kaikaku (radikal değişim) ve kakushin’in (radikal yenilik) gibi yukarıdan aşağıya doğru değil iyileştirme için aşağıdan yukarıya doğru olan bir yaklaşım olan kaizen ‘in en önemli yönü, organizasyondaki herkesin her şeye meydan okumasına ve her yerde iyileştirme fırsatlarını görmesine yardımcı olan bir düşünce tarzı olmasıdır.

 Genchi Genbutsu (Git ve Gör) 

Genchi Genbutsu, gerçek yerde gerçek şeyleri gözlemleme anlamına gelir. Değerin ve israfın görünür olduğu sahadaki durumun iyi anlaşılması, problem çözme ve iyileştirme için çok önemlidir. Dedektiflerin olay yeri incelemesi yaparak kanıt aramasına benzer şekilde kaizen yaklaşımında da en önemli ilkelerden biri kararların varsayımlara veya denenmemiş hipotezlere göre değil, işin gerçekte yapıldığı/ problemin meydana geldiği kaynakta bulunan gerçeklere dayanarak karar almaktır. Yerinde gözlem yapma konusuna vurgu yapan Genchi Genbutsu, problem anlamanın, probleme etki eden kök nedenleri öğrenmenin ve iyileştirme yapabilmenin temelini teşkil eder.

 Respect (Saygı ve Değer) 

İş süreçlerinde gerçekte görülmeyen/bilinmeyen problem çok fazla yoktur. Bunu en iyi o işi yapanlar bilirler. Ancak, çalışan kendisini değerli hissetmez ya da bir sebepten dolayı fikirlerine önem verilmeyeceği düşüncesine kapılırsa, problemin varlığını bilmesine rağmen ortadan kaldırılması için pek istekli olmayabilir.

Yalın Felsefe, çalışanlara saygı duymayı ve onların görüşlerine değer vermeyi savunur. Çalışanların fikirlerine ve önerilerine açık olmak, kaizen esnasında apoletleri bir kenara bırakmak sürekli iyileştirme ve yenilikçi yaklaşımının ayrılmaz parçalarıdır.

Teamwork (Ekip Çalışması) 

Dönüşüm bitmeyen bir süreçtir. İçinde, ancak ekipler ile gerçekleştirilebilecek birçok inovasyon, proje, kaizen barındırır. Ekip, aynı amaca ulaşmak için birbirlerine ihtiyacı olan kişilerin bir araya gelmesi ile oluşur. Bu anlamda iki konuya vurgu yapar: İş birliği (Collaboration) ve kendi kendini organize eden ekip (Self-organized team).  

  • Collaboration için gereken birinci unsur ekip üyelerinin crıoss-functional yetkinliğe sahip olmasıdır. ‘T Shape’ olarak da tanımlanan bu yetkinlik ekip üyelerinin gerektiğinde/ihtiyaç olduğunda uzmanlık alanının dışındaki kaizen/proje görevleri işlerini de yerine getirmesine olanak sağlar. Sürekli yapılan kaizenler ve yetkinlik geliştirici uygulamalar bu süreci destekler. 
  • Self-organized teams kavramı Taylorizm (Scientific Management, 1911) konseptinin bazı unsurlarının (top-down instruction) artık pek de geçerli olmadığının en temel belirtisi gibi duruyor. Araştırmalar, proje yönetiminde ve kaizen süreçlerinde küçük ekiplerin neyi/nasıl yapacaklarına yukarıdan direktif almadan kendilerinin karar vererek yapmalarının (planning + doing) ve yaptıklarının sonuçlarından yeni bir şeyler öğrenerek (learn by iteration) öğrendiklerini yeni süreçlere adapte etmelerinin son derece önemli olduğunu vurgulamaktadır.