Hybrid Approach to Project Management

İş dünyasının en temel sorunlarının başında belirsizlik (uncertainty) ile mücadele edebilmek geliyor. Geleceğin ön görülememesi, sipariş alındıktan sonra dahi müşteri beklentilerinin değişebilir olma olasılığı işletmeleri çevik yaklaşımlar izlemeye zorluyor.

Çevik Proje Yönetimi uygulamalarının genelde yazılım endüstrisinde sıklıkla kullanıldığı bilinir. Yazılım projelerinde kapsamın (scope) net olmaması (uncertainty: what and how), proje yöneticilerini daha temkinli davranmaya, küçük ve yinelemeli adımlarla ilerlemeye (iteration) ve her ilerleme sonucunda ürünün çalışan bir parçasının (increment) müşteri ile paylaşılması yaklaşımına itmektedir. Kısaca çevik yaklaşım olarak adlandırılan bu süreçte ana tema: deneyimlerden öğrenerek bir sonraki adımı daha doğru yapabilmektir (continual adaptation). Bu süreçte ‘failure = learning’ olarak tanımlanır. Yazılım dünyası bu süreci iyi kavradı ve uygulamaya çalışıyor.

Peki, fiziksel ürün projeleri yapan işletmeler çevik yaklaşımı süreçlerine nasıl uyarlayabilirler acaba?  Zira, fiziksel ürün üzerinden ‘increment’ yapabilmek yani her bir sprint sonunda ürünün çalışan bir parçasını müşteriye gönderebilmek pek mümkün değildir. Müşteri ürünü bir bütün olarak aldığında anlamlı olmaktadır.

Bu konuya proje bazlı makine imal eden bir müşterimde yapmış olduğum HIBRID PROYE YÖNETİMİ uygulaması üzerinden açıklamaya çalışayım.

FDD (Feature Driven Development) yaklaşımı ürünü özellik (modul, function) bazlı geliştirmeye dayanan bir çevik yaklaşım çerçevesidir. Biz, fiziksel ürün proje yönetiminin temelinde bu yaklaşımı ürünü modullere bölerek kullandık. Her modul (internal increment) bir sprint içinde değerlendirildi ve olabildiğince çevik yaklaşım prensipleri uygulanmaya çalışıldı (transparency, inspection, adaptation).

Ancak, bu yaklaşıma HYBRID dememin sebebi, birçok proje yönetim aracından aynı anda yararlanmamızdır. Müşteri beklentilerinin QFD (Quality Function Deployment) ve Design Thinking yaklaşımlarından elde edilmesi, parça ve komponet kütüphanelerin PDM’de oluşturulması ve olabildiğince stadart dışına çıkılmasına izin verilmemesi, ürünlerin FDD kapsamında standart ve modüler olarak yine PDM süreçleri kullanılarak tasarlanmaya başlanması, sprintler içinde şebeke diyagramlarından faydalanılması, iş sürelerinin göreceli tahminleme (relative estimation), tasarım – imalat ve montaj süreclerinde ‘design (built) – test – validate’ yaklaşımın izlenmesi,  süreç takibinin kanban üzerinden yapılması, ekiplerin çevik prensipler doğrultusunda (self motivated & cross functional) sprintleri yürütmesi ve her sprint sonunda sanal ortamda dahi olsa internal increment’lerin paydaşlarla değerlendirilmesi bize ciddi anlamda hız kazandırdı.

Çevik yaklaşımlar sadece yazılım endüstrisinde kullanılan araçlar değildir! Çevik Ürün Geliştirme, Çevik Tedarik Zinciri Yönetimi ya da herhangi bir alanda yapılacak farklı projelerin (ERP/MES implementasyonu, yeni hat kurulumları ya da yeni iş süreci geliştirme) değişime duyarlı olacak şekilde yürütülmesi amacıyla rahatlıkla kullanılabilir. Hızın ve benzersiz değer zincirin (Unique Value Proposition) konseptlerinin en öncelikli rakabet unsuru haline gediğimi günümüz iş koşullarında bu konu üzerine düşünün derim.